Toutes les entreprises fonctionnent grâce à l’application de processus spécifiques, propres à leur cœur de métier ou bien plus génériques, comme l’informatique ou la comptabilité. Ces processus peuvent parfois être entièrement manuels ou complètement automatisés. Mais, le plus souvent, ils requièrent à la fois l’intervention de l’homme et la puissance d’exécution de la machine. Ce sont les processus semi-automatiques.
La digitalisation des processus fait que ceux-ci laissent toujours une « trace » dans le système informatique de l’entreprise, enregistrée dans le journal d’évènements — plus connu sous son nom de « log » — du logiciel. Ces entrées permettent d’avoir une image exacte de tout ce qui se déroule dans votre organisation. C’est ici qu’intervient le Process Mining.
Définition du Process Mining
Il s’agit d’une analyse factuelle de l’intégralité des empreintes numériques apparaissant lors du processus opérationnel digitalisé, dans le but de modéliser leur déroulement et identifier les tendances.
Ainsi, le Process Mining est un audit complet et objectif du fonctionnement de votre entreprise permettant d’évaluer la performance des processus, de détecter les violations de procédure et d’identifier des blocages.
Les avantages du Process Mining
Le Process Mining permet de répondre à la question que se posent tous les entrepreneurs : « Comment fonctionne exactement mon organisation ? »
Une analyse basée sur des données réelles
Le Process Mining s’appuie sur l’ensemble des flux de données issus de votre système informatique pour reconstruire vos processus. Il décrit alors le fonctionnement réel de votre entreprise.
😱 La première utilisation d’un outil de process mining en entreprise peut parfois faire froid dans le dos. On découvre ainsi qu’il existe une multitude de processus différents du processus théorique.
Exemple :
Normalement, les bons de commande doivent être validés par le responsable de l’atelier pour s’assurer qu’il n’y a pas eu d’erreur de préparation. Dans la réalité ce sont les magasiniers eux-mêmes qui l’émettent, pour gagner du temps. L’outil de process mining va mettre en exergue le fait que la commande a été préparée et validée par le magasinier…
On évalue alors les performances exactes des processus, et les performances estimées. En cherchant, on peut également se rendre compte des problèmes d’élaboration du processus théorique.
Si on reprend notre exemple précédent : en théorie les bons de commande devraient être validés immédiatement par le responsable de l’atelier. Dans la pratique celui-ci est souvent occupé et les magasiniers ne peuvent pas attendre sa validation pour poursuivre leur travail. Ainsi il conviendrait de repenser le processus afin de le rendre plus fonctionnel.
Une analyse automatique qui ne consomme pas les ressources de l’entreprise
Les métadonnées analysées existent déjà dans votre système informatique : le Process Mining ne requiert ni création de données ni saisie d’information additionnelle pour fonctionner. Il s’agit donc d’un outil totalement invisible pour vos équipes, qui n’implique pas de charge de travail supplémentaire.
De plus, le Process Mining repose sur des algorithmes entièrement automatisés et est capable de croiser les données de plusieurs services sans avoir à mettre en place des entretiens et ateliers, comme pour un audit traditionnel. D’ailleurs, cette automatisation permet d’avoir une vue totalement objective des procédés, évitant ainsi d’avoir des résultats erronés à la suite d’une erreur humaine.
Une présentation simplifiée des analyse
Les outils de Process Mining donnent la possibilité d’obtenir des résultats visuellement clairs et compréhensibles, que ce soit sous forme de graphiques ou de cartographie des processus.
Ceci facilite l’étude des informations obtenues et permet d’identifier rapidement les goulots d’étranglement, les inadéquations, et les ralentissements. L’optimisation des processus de l’entreprise s’en trouve donc accélérée.
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