Reprise de la tenue comptable d’un site e-commerce

Contexte

1er atelier de travail : réflexion sur les axes de digitalisation

Tout a démarré par un simple atelier de travail . Notre client, directeur financier d’un site e-commerce avait pris ses fonctions quelques semaines auparavant et faisait face à de nombreux challenges :

• Besoin de digitalisation et de modernisation des outils métiers et finance en place
• Surcharge de travail des équipes financières
• Départ d’une collaboratrice comptable
• Volonté de la direction d’établir des clôtures intermédiaires
• Forte croissance anticipée du business

Notre atelier de travail avait pour but de réfléchir aux axes de digitalisation de notre client. A ce titre, nous avons rencontré les différentes parties prenantes au processus d’établissement des comptes pour :

1. Cartographier les processus et identifier les risques et les contrôles à mettre en place
2. Accompagner à la digitalisation et aux choix de solutions permettant de réaliser des gains de productivité
3. Assister à l’amélioration des processus, à la réduction des risques d’audit et à la sécurisation des données financières
4. Proposer des solutions de centralisation des données dans un univers unique (Datawarehouse ou base de données SQL)
5. Mettre en place de tableaux de bord automatisés pour répondre aux besoins opérationnels

2eme atelier de travail : proposition de reprise progressive de la tenue comptable

Suite au départ d’une collaboratrice comptable, l’externalisation de la tenue comptable et le recourt à une équipe polyvalente et expérimentée ont été décidés afin de renforcer les processus financiers.

Altermès a produit une offre de reprise de la tenue comptable incluant plusieurs options activables telles que :

• La gestion des déclaration de TVA à l’internationale et des déclarations d’échanges de biens
• La tenue de la paie
• La gestion de la relation avec les CAC
• La gestion des paiements fournisseurs
• La production d’une comptabilité analytique
• La réalisation de clôture trimestrielle

Nous avons également proposé un scénario de reprise progressif afin de ne pas perturber le fonctionnement opérationnel de l’entreprise.

Organisation de la mission

Pour la réalisation de la mission, notre équipe polyvalente se compose de :

• Matthieu Henry d’Ollières, associé, expert-comptable pour la supervision de la mission
• Une comptable Altermès pour la gestion quotidienne
• Benoit Germond, techlead pour une expertise technique IT
• Pierre-Louis Guiller, responsable du développement pour accompagner la transformation technologique

Reprise de la tenue comptable et financière

Notre client fonctionnait jusqu’à présent avec les solutions informatiques suivantes :

• Gestion comptable : SAGE 100
• Gestion des achats de marchandises : SAGE Co
• Règlements bancaires : SAGE moyens de paiement

Afin de ne pas perturber la clôture comptable en cours, les équipes de notre client se sont concentrées sur la clôture des comptes 2021 tandis qu’Altermès démarrait avec l’exercice 2022.

Très rapidement, nous nous sommes aperçus des limites techniques de l’outil SAGE 100 comparé à notre outil habituel Cegid Loop en raison notamment de l’absence de :

• OCR intégré,
• lettrage automatique des écritures comptables
• possibilité de mettre en place des règles de comptabilisation automatique de certains flux

Cette situation nous a conduit à envisager le passage vers Cegid Loop.

Nous avons alors travaillé avec nos équipes techniques sur l’intégration de SAGE Co avec LOOP et de Spendesk (Cf. ci-après) avec LOOP. Malheureusement les connexions entre logiciels ne se font pas toujours simplement et nécessitent l’export, le retraitement et l’import de fichiers dans le nouvel outil comptable retenu.

Une bonne culture IT et/ou la disponibilité d’une équipe technique peuvent ainsi être essentielles dans la réussite d’un projet d’intégration.

Accompagnement au déploiement de Spendesk

Notre client avait choisi la solution Spendesk juste avant notre reprise du dossier. Spendesk a l’avantage d’être très utile pour la mise en place de circuit de validation de dépenses et pour la gestion des cartes virtuelles. Malheureusement l’outil ne s’intègre automatiquement ni avec Sage 100 (outil de comptabilité client), ni avec Cegid LOOP (outil de comptabilité principalement utilisé par Altermès).

👆 N’hésitez pas à revoir notre article sur les outils de digitalisation du processus achats !

Nous avons ainsi défini avec le client un processus d’importation des achats réalisés dans Spendesk dans l’outil de comptabilité SAGE 100 puis dans Cegid LOOP.

Fiscalité

La fiscalité liée au secteur de la vente en ligne a été profondément revue suite à la réforme de la TVA sur le commerce électronique, entrée en vigueur au 1er juillet 2021.

En effet, à partir du 1er juillet 2021, les ventes à distance réalisées entre professionnels et particuliers sont taxables dans le pays d’arrivée lorsque le vendeur a réalisé des ventes à distance vers les pays de l’Union européenne pour un montant qui dépasse le seuil global de 10 000€. Par ailleurs, de nouvelles règles ont été mises en place à compter du 1^er janvier 2022 afin de clarifier les règles d’application de la TVA aux ventes à distance réalisées notamment par des market-places.

Dans ce contexte, nous avons travaillé conjointement avec notre client et ses équipes sur l’application de ces nouvelles lois. Par ailleurs, nous avons repris la charge des déclarations fiscales de TVA à l’étranger antérieurement sous-traitées à un cabinet externe.

👆 Altermès est en capacité de vous accompagner sur des problématiques fiscales :

• détermination de résultat fiscal
• assistance technique dans le cadre d’un contrôle fiscal

Satisfaction client

Bien que nous soyons encore en phase de structuration de la gestion comptable et de digitalisation des processus, notre client s’est montré satisfait de notre implication et des premiers résultats.

Notre mission initiale a très vite évolué et nous travaillons maintenant sur la reprise des activités comptables et financières de certaines entités sœurs. Notre client nous fait aujourd’hui confiance pour la gestion comptable quotidienne et se concentre ainsi sur le développement de son entreprise.

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